Masih Perlukah Job Description ?

Masih perlukah job description ? Sama halnya dengan struktur organisasi yang juga memerlukan effort untuk membuatnya, mending langsung aja kerja toh dari judulnya atau dari nama jabatannya juga bisa langsung diduga apa saja yang harus dikerjakan.

Job description adalah deskripsi pekerjaan yang merinci tugas, tanggung jawab, kualifikasi, dan persyaratan lainnya yang terkait dengan suatu posisi pekerjaan. Dokumen ini menjelaskan secara rinci tentang apa yang diharapkan dari seseorang yang menempati suatu posisi dalam organisasi.

Job description biasanya berisi informasi tentang tugas-tugas yang harus dilakukan, kualifikasi pendidikan atau pengalaman yang diperlukan, keterampilan yang diperlukan, tingkat tanggung jawab, dan hubungan kerja yang dimiliki dengan orang lain di dalam organisasi.

Dengan memiliki job description yang jelas, perusahaan dapat menarik calon karyawan yang berkualitas dan memastikan bahwa karyawan yang dipilih memiliki kualifikasi yang sesuai dengan tugas yang diharapkan. Selain itu, job description juga membantu dalam mengevaluasi kinerja karyawan, menetapkan standar kinerja, dan memastikan bahwa karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang tugas dan tanggung jawab mer

Seberapa pentingkah pembuatan job description ?

Pembuatan job description sangat penting bagi organisasi karena memiliki banyak manfaat, di antaranya:

1. Membantu dalam merekrut karyawan: Job description membantu organisasi untuk menarik calon karyawan yang tepat dengan kualifikasi dan pengalaman yang dibutuhkan untuk posisi tersebut. Job description juga membantu karyawan memahami tugas dan tanggung jawab dari posisi tersebut sebelum mereka mengajukan diri.
2. Mengidentifikasi standar kinerja: Job description membantu dalam menentukan standar kinerja yang diperlukan untuk posisi tersebut. Ini membantu organisasi untuk mengevaluasi kinerja karyawan dan menentukan apakah karyawan memenuhi standar yang ditetapkan.
3. Mendorong komunikasi yang jelas: Job description membantu dalam memastikan bahwa karyawan memahami tugas dan tanggung jawab mereka dengan jelas. Ini mengurangi kemungkinan salah pengertian tentang tugas dan tanggung jawab mereka dan membantu mendorong komunikasi yang jelas antara karyawan dan manajer.
4. Memperjelas tugas dan tanggung jawab: Job description membantu dalam mengidentifikasi tugas dan tanggung jawab yang diperlukan untuk posisi tersebut. Ini membantu manajer untuk memastikan bahwa karyawan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan memberikan struktur dan fokus yang jelas dalam pekerjaan mereka.
5. Membantu dalam pengembangan karir: Job description membantu karyawan memahami tugas dan tanggung jawab dari posisi mereka dan mengembangkan keterampilan yang diperlukan untuk posisi tersebut. Ini juga membantu karyawan untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam keterampilan mereka dan membantu mereka untuk mengembangkan keterampilan baru untuk berkembang di organisasi.
6. Mengurangi kebingungan: Job Description dapat membantu dalam mengurangi kebingungan dan memastikan bahwa karyawan memahami tugas dan tanggung jawab mereka dengan jelas. Hal ini dapat membantu meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja, serta mengurangi kesalahan dan kegagalan yang disebabkan oleh ketidakjelasan tugas.

Bagaimana tahap pembuatan job description?

Berikut ini adalah tahap-tahap pembuatan job description:

1. Identifikasi kebutuhan pekerjaan: Tahap pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan pekerjaan dalam organisasi. Ini melibatkan analisis kebutuhan dan kekosongan pekerjaan dalam organisasi dan membantu dalam menentukan posisi yang diperlukan.
2. Identifikasi tugas dan tanggung jawab: Setelah posisi pekerjaan ditentukan, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi tugas dan tanggung jawab yang diperlukan untuk posisi tersebut. Hal ini melibatkan analisis pekerjaan dan pengamatan langsung terhadap pekerjaan yang dilakukan dalam posisi tersebut.
3. Tentukan kualifikasi dan persyaratan: Setelah tugas dan tanggung jawab ditentukan, langkah selanjutnya adalah menentukan kualifikasi dan persyaratan yang diperlukan untuk posisi tersebut, seperti kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, dan sertifikasi yang diperlukan.
4. Tentukan level tanggung jawab: Langkah selanjutnya adalah menentukan level tanggung jawab dari posisi tersebut dalam organisasi. Hal ini membantu dalam menetapkan level gaji, struktur organisasi, dan hubungan kerja dengan posisi lain di organisasi.
5. Buat job description: Setelah semua informasi dikumpulkan, langkah selanjutnya adalah membuat job description. Dokumen ini harus mencakup tugas dan tanggung jawab, kualifikasi dan persyaratan, level tanggung jawab, dan informasi lain yang diperlukan.
6. Tinjau dan perbarui secara teratur: Setelah job description selesai dibuat, langkah terakhir adalah meninjau dan memperbarui secara teratur. Hal ini membantu dalam memastikan bahwa deskripsi pekerjaan tetap akurat dan mencerminkan tugas dan tanggung jawab yang sebenarnya dari posisi tersebut. Bukan dibuat berulang ulang dan dengan isi yang sama ya … #lol , ini dua hal yang berbeda.

Dalam melakukan tahap-tahap tersebut, penting untuk melibatkan manajer dan karyawan yang bekerja dalam posisi tersebut, sehingga job description yang dibuat mencerminkan tugas dan tanggung jawab yang sebenarnya dari posisi tersebut.

Bagaimana jika malah membatasi karyawan dalam bekerja

Job Description seharusnya tidak membatasi karyawan untuk membantu departemen lain jika dibutuhkan. Sebaliknya, Job Description seharusnya menjadi pedoman bagi karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab utama mereka, sambil tetap mempertimbangkan kebutuhan organisasi secara keseluruhan.

Organisasi dapat memastikan bahwa karyawan memahami peran mereka dalam konteks yang lebih luas dengan mengkomunikasikan nilai-nilai organisasi dan memberikan pelatihan dan arahan yang tepat. Selain itu, organisasi dapat mengembangkan proses dan prosedur yang memungkinkan karyawan untuk membantu departemen lain jika dibutuhkan tanpa mengganggu tugas dan tanggung jawab utama mereka.

Jika Job Description membatasi kemampuan karyawan untuk membantu departemen lain, maka perlu dilakukan evaluasi ulang terhadap Job Description tersebut. Job Description seharusnya mencakup fleksibilitas untuk membantu departemen lain jika diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan.

Karyawan juga harus diberi kesempatan untuk berpartisipasi dalam proses pengembangan Job Description mereka sendiri atau proses evaluasi ulang Job Description jika ada masalah dengan peran dan tanggung jawab mereka. Dengan melibatkan karyawan dalam proses ini, organisasi dapat memastikan bahwa Job Description sesuai dengan kebutuhan organisasi dan karyawan, dan tidak membatasi kemampuan karyawan untuk membantu departemen lain jika dibutuhkan.

Demikian